Guía Definitiva para la Implementación de un CRM

Avatar Roberto Robles November 12, 2020 Blog
Guía Definitiva para la Implementación de un CRM
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A estas alturas seguramente ya conoces los grandes beneficios que puede traer a tu negocio un sistema CRM, ya que es una herramienta indispensable para gestionar la relación con tu cliente. Sin embargo, uno de los motivos por los cuales muchos negocios, de todos tamaños, posponen la implementación de un CRM (customer relationship management) es debido que piensan que es un proceso complicado y laborioso.

Se entiende totalmente ese sentir, ya que muchos de los sistemas que existen en el mercado pueden llegar a ser complicados, no solo para implementar, sino también en su uso diario. Incluso, para poder usar algunos de estos sistemas avanzados es necesario contratar a un consultor CRM para que te ayude con la configuración inicial, a mantener el sistema y capacitarte en sus mejores prácticas.

La ventaja es que en la actualidad existe muchas plataformas, como KatLeads, que hacen que el proceso de implementación de un CRM sea mucho más sencillo.

La realidad es que no hay un solo camino para la implementación de un CRM, ya que va a depender de las circunstancias partículares, del tipo de negocio y de su tamaño. En este caso, lo que vamos a hacer es dividirlo en dos posibles escenarios… cuando es un negocio con un equipo pequeño y cuando se trata de un negocio grande con un equipo mucho mayor.

Pasos para la implementación de un CRM si eres independiente o tienes un equipo pequeño

Indudablemente los profesionales independientes y las micro empresas tienen necesidades y retos muy particulares que deben de tomar en cuenta al momento de adoptar cualquier tipo de estrategia o tecnología en sus negocios. Lo mismo aplica cuando llega el momento de la implementación de un CRM.

#1 – Costos de implementación de un CRM

Las cosas como son. El tema económico suele ser uno de los primeros puntos que se deben de considerar al momento de querer implementar un CRM. ¿Puede el negocio solventar cómodamente la inversion de contratar un sistema CRM?

Afortunadamente existe una gran gama de opciones en el mercado para gestionar la base de clientes. Desde soluciones empresariales muy avanzadas como Salesforce, hasta opciones prácticamente gratuitas como Google Sheets. Por supuesto, Google Sheets no es un CRM (aunque muchos lo usan para eso), pero existen otras soluciones que son muy accesibles.

Corte informativo: KatLeads ofrece un plan completamente gratis con todas las funciones que necesitas para mejorar la administración de tu negocio y el proceso de venta.

#2 Define los objetivos de tu negocio

Es importante que definas cuáles son los objetivos de tu negocio, para que puedas determinar las funciones o herramientas con las que debe de contar el sistema CRM.

Por ejemplo, si tu objetivo principal es vender más, entonces necesitas un CRM que te ayude a dar un buen seguimiento a tus prospectos, que te permita generar cotizaciones y gestionar la cobranza de tus clientes. Además, idealmente debería de tener herramientas de marketing que te permitan estar cerca de tus contactos, como por ejemplo, mediante campañas de correo electrónico.

En otras palabras, los objetivos de tu negocio van a definir el tipo de CRM que vas a necesitar.

#3 – Selecciona un CRM

Una vez que has asegurado el recurso económico para el costo de implementación y definido los objetivos de tu negocio, sigue el paso de seleccionar un CRM que se adapte a tus necesidades.

Como ya mencionamos anteriormente, existen muchas opciones en el mercado, así que asegúrate de comparar diferentes opciones. Puede ser fácil dejarse llevar por los softwares más populares, por las marcas más conocidas o por aquellos que ofrecen planes gratis, sin embargo, también debes de tomar en cuenta el costo futuro del crecimiento de tu negocio.

Por ejemplo, existen sistemas CRM que desde un inicio tiene un costo mensual por usuario, lo cual significa que entre más personas tengas en tu equipo, más vas a tener que pagar. Hay otros que ofrecen planes gratis, pero que rápidamente puedes crecer por encima del límite del plan, lo cual te obligará a subir a un plan pagado con costos muy altos. Además, para tener funciones avanzadas, como por ejemplo, Lead Scoring o Marketing Automatizado, va a requerir que contrates planes especiales nada accesibles.

En KatLeads tratamos de crear un equilibro entre estas dos modalidades más comunes. De entrada, ofrecemos un plan gratis que incluye la mayoría de las funciones de nuestro software y te da acceso para 3 usuarios.

Para la mayoría de los negocios, este plan será suficiente por un buen tiempo. Sin embargo, si más adelante necesitas otras funciones, más usuarios y bases de datos más grandes, puedes contratar un plan pagado, el cual tiene un costo muchísimo más accesible que otras opciones en el mercado.

#4 – Capacitación

Para que logres sacarle el mayor provecho a la implementación de un CRM, necesitas conocer cada una de las funciones e identificar cómo las puedes utilizar en los diferentes procesos de tu negocio. Si crees que un sistema CRM solo sirve para almacenar la información de tus contactos, podrías estar desaprovechando muchas de sus funciones, especialmente si tienes la oportunidad de usar un CRM enfocado en marketing y ventas.

Por ejemplo, en KatLeads encontrarás herramientas de ventas como embudos o flujos de ventas, cotizador, invoicing, catalogo de productos/servicios e inventarios dinámicos, entre otras cosas. También cuenta con herramientas muy útiles de marketing como email marketing, landing pages, campañas automatizadas, activador de contactos, formularios web y más.

Independientemente de si usas KatLeads o cualquier otra solución de CRM, tómate el tiempo necesario para aprender a sacarle el mayor provecho posible a tu inversión.

#5 – Usarlo

Aunque no lo creas, este es el mayor problema de muchos. Después de haber invertido dinero en la implementación de un CRM y haberse capacitado en su uso, terminan no usándolo. No es debido a que el software no sea útil, más bien no convierten su uso en un proceso normal de su día a día. Puede resultar mucho más fácil y rápido apuntar las cosas en una hoja de papel, pero es mucho menos práctico.

Para lograr una implementación exitosa, es necesario que el uso diario de tu CRM sea parte esencial de los procesos del negocio y que lo veas como una pieza clave que te ayudará, no solo a mejorar tu desempeño, sino también a convertir a tus clientes potenciales en ventas.

Pasos para la implementación de un CRM si eres una empresa con un equipo grande

Cuando hablamos de un equipo grande, no necesariamente hablamos de un grupo de más de 100 personas. Una negocio que tiene un equipo de trabajo de alrededor de 10 personas o más, tendrá que contemplar procesos diferentes que los de negocio pequeño.

Por ejemplo, quizá para una empresa más grande, el precio no sea un impedimento al momento de contratar y hacer la implementación de un CRM, pero si se enfrentará a otros temas organizacionales que serán importantes atender.

#1 – Identificar los procesos comerciales antes de iniciar el proceso de implementación

Para una empresa grande es importate identificar cuáles son los procesos actuales de la empresa, para así determinar los requerimientos específicos de cada departamento.

Por ejemplo, entender cuáles son las etapas de prospección del departamento de ventas y cómo manejan la comunicación y las relaciones con sus contactos, ayudará a realizar una integración del CRM que sea realmente útil para el vendedor.

Por otro lado, conocer cuales son los canales de difusión con mayor retorno que maneja el departamento de marketing, a quién tienen identificado como su consumidor ideal y cómo le hacen llegar la publicidad, hará posible identificar cuáles son las herramientas de marketing con las que debe de contar el CRM.

Incluso, a nivel directivo es importante conocer los datos y la información que se necesita tener para la toma de decisiones y cuál es la visión general de la empresa.

#2 – Asignar un líder de proyecto dentro de la compañía para la implementación del software

Adoptar un sistema CRM dentro de una empresa no implica nada más instalar o registrarse para usar un software, sino más bien debe de verse como lo que es, un proyecto de implementación tecnológica. Y normalmente, para que un proyecto sea exitoso se necesita de una persona que esté al frente dirigiendo, haciendo el análisis de datos y el monitoreo requerido.

El líder del proyecto de CRM definitivamente no necesita ser el director de la empresa, pero si debe ser alguien con cierta autoridad y con la habilidad de crear un plan estratégico, definir una serie de procesos, y en caso de ser necesario, realizar acciones correctivas para que todos los miembros del equipo estén haciendo uso optimo de la plataforma CRM.

#3 – Crear una cultura empresarial alrededor del uso de la plataforma

Uno de los retos más importantes que se presentan durante la implementación de un CRM a nivel empresarial, es cómo hacer que los miembros del equipo usen las herramientas del sistema y que no recurran a procesos manuales, que de entrada pueden parecer más sencillos, pero que a la larga son menos efectivos.

Una forma de lograrlo es creando una cultura empresarial alrededor del uso de la plataforma. Esto lo puedes hacer incluyendo, hasta donde sea posible, a todo el equipo en este proceso de implementación.

Inicia explicando el motivo por el cual se va a implementar el sistema, cuáles serán los retos, pero también cuáles serán los beneficios a nivel empresa y a nivel individual para cada uno de los empleados.

Cuando todo el equipo vea que un sistema CRM va a contribuir al crecimiento de la empresa y a simplificar las actividades de cada uno de los miembros, será más sencillo que de manera colectiva adopten el uso de la plataforma.

#4 – Análisis constante

Aunque pudiera entenderse que un proceso de implementación de un CRM sucede solo al inicio, la realidad es que usar una herramienta tecnológica requiere de análisis y seguimiento constante para asegurarse de que su uso sigue dando valor a toda la empresa.

Este análisis constante ayudará a identificar mejores formas de usarlo y nuevas integraciones, e incluso a identificar oportunidades para optimizar el resultado y los objetivos.

En conclusión…

Sin importar si eres un profesional independiente, tienes una negocio pequeño o una empresa grande, la implementación de un CRM es una estrategia de negocio que no debes pasar por alto.

De entrada puede parecer algo complicado, pero la realidad es que el tiempo y el dinero que destines a la implementación un CRM, será una de las mejores inversiones que podrás hacer por tu negocio.

Si quieres conocer un CRM con un proceso de implementación sencillo y con un costo accesible (desde gratis), te invito a conocer KatLeads, un CRM con un fuerte enfoque en marketing y ventas.

Con KatLeads tienes todas las herramientas necesarias para impulsar a tu equipo, mejorar la atención al cliente e incrementar tus ventas. ¡Crea tu cuenta gratis ahora mismo!

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